Cấp vải

Định nghĩa và vị trí trong giao dịch

Cấp vải là phương thức mà bên đặt hàng như nhà sản xuất may mặc, thương hiệu, công ty thương mại chuẩn bị sẵn vải rồi gửi lượng cần thiết đến nhà máy may, nhà máy cắt, hoặc đơn vị gia công như thêu, in. Về nguyên tắc, bên nhận cấp không bán vải mà thực hiện gia công trên số vải đã nhận.

Phương thức này được dùng khi bên đặt hàng muốn tự chọn vải, quản lý chất lượng và quản lý tồn kho, hoặc khi dùng cùng một loại vải ở nhiều đơn vị gia công. Ngoài sản xuất sản phẩm, cấp vải còn được áp dụng cho gia công phụ liệu dùng vải như cúc bọc vải và miếng vá.

Cấp có trả phí và cấp không trả phí

Cấp có trả phí là cách hạch toán tiền vải giữa bên đặt hàng và bên nhận cấp đối với lượng vải được cấp. Cấp không trả phí là giao vải mà không tính tiền vải cho bên nhận cấp, và bên nhận cấp chủ yếu chỉ tính phí gia công. Tuy nhiên, cách gọi và cách xử lý kế toán, quyền sở hữu khác nhau tùy đối tác, nên không thể chỉ dựa vào tên gọi để phán đoán.

Dù theo cách nào, cần làm rõ chủ sở hữu của vải, trách nhiệm bảo quản tại bên nhận cấp, và việc quy thuộc phần vải thừa, hàng lỗi, hao hụt trong đơn đặt hàng hoặc chứng từ cấp. Việc có tính phí hay không cũng liên quan đến phạm vi phí gia công và phương pháp quản lý tồn kho.

Tính số lượng cấp và các hạng mục cần xác nhận

Số lượng cấp được quyết định dựa trên định mức vải theo rập và sơ đồ giác, có tính đến số lượng theo size, canh hoa, canh sợi, hao hụt khi cắt, và phần không thể sử dụng phát hiện qua kiểm vải. Khổ vải và khổ hữu dụng, đơn vị tính là mét hay yard, cũng như chiều dài của từng cuộn đều ảnh hưởng đến việc tính số lượng.

Thông thường, chỉ nhân số lượng dự kiến sản xuất với định mức vải cho mỗi sản phẩm thì có thể không đủ. Lượng dự phòng cần thiết và tỷ lệ hao hụt sẽ thay đổi tùy theo hoa văn của vải, độ lệch khổ, tiêu chuẩn kiểm hàng, phương pháp cắt và công đoạn gia công, nên cần thống nhất trước với bên nhận cấp.

• Tên vải, mã màu, lô, tỷ lệ thành phần, nội dung gia công
• Số cuộn, số lượng cuộn, chiều dài thực đo của từng cuộn, tổng lượng cấp
• Khổ vải, khổ hữu dụng, mặt trái mặt phải, canh sợi, hướng hoa và việc có cần canh hoa hay không
• Người thực hiện kiểm vải, cách xử lý lỗi, tiêu chuẩn đánh giá có thể sử dụng hay không
• Ngày cấp, nơi nhận, nơi trả lại cuộn thừa và thời hạn trả lại

Lưu ý để tránh sai lệch

Khi xuất hàng, cần ghi lại số lượng theo từng cuộn và đính kèm bảng chi tiết cấp hàng, không chỉ có phiếu gửi hàng. Khi nhận hàng, bên nhận cấp nên kiểm tra số cuộn, chiều dài, ngoại quan, chênh lệch màu, v.v. Nếu có sai khác hoặc lỗi, nên liên hệ trước khi cắt. Sau gia công, đối chiếu số lượng đã dùng, số lượng còn lại và lượng hao hụt bằng số liệu.

Nếu phát hiện lỗi vải hoặc chênh lệch màu sau khi đã cắt, việc chuẩn bị thêm vải và tiến độ giao hàng sẽ bị ảnh hưởng. Đặc biệt với vải hoạ tiết, vải xù, vải có chiều tuyết, hoặc hàng in có tính hướng, định mức vải sẽ tăng tùy điều kiện cắt. Cần chia sẻ cùng một phiên bản của bảng thông số, rập và mẫu vải, đồng thời quản lý cả lịch sử thay đổi.

Phân biệt với các thuật ngữ tương tự

Đặt hàng riêng chỉ việc sản xuất hoặc chuẩn bị mới vải hay sản phẩm theo thông số yêu cầu, còn cấp vải là hành vi và phương thức giao dịch chuyển lượng vải đã chuẩn bị sẵn cho bên gia công. Cũng có trường hợp đặt riêng vải rồi cấp vải để may.

Tiền công là khoản phí cho may hoặc gia công, không phải bản thân việc cấp vải. Trong trường hợp cấp không trả phí, thường chỉ tính tiền công, nhưng việc phụ liệu, keo dựng, kiểm hàng, vận chuyển, trả lại cuộn thừa có tính vào tiền công hay không thì cần xác nhận riêng.

Câu hỏi thường gặp