Thời gian thực hiện đơn hàng

Định nghĩa và phạm vi

Thời gian thực hiện đơn hàng là khoảng thời gian cần thiết từ khi nhận đơn đặt hàng đến khi chuẩn bị sản phẩm xong và xuất hàng hoặc giao hàng. Trong giao dịch vải, thuật ngữ này có thể chỉ thời gian chuẩn bị xuất hàng đối với hàng có sẵn trong kho, hoặc chỉ thời gian sản xuất theo đơn đặt hàng bao gồm dệt, đan, nhuộm, hoàn tất và gia công.

Dù đều là “thời hạn giao hàng”, thời gian thực hiện đơn hàng thường chỉ chính số ngày/khoảng thời gian cần thiết, còn thời hạn giao hàng thường chỉ một ngày cụ thể cần giao. Khi báo giá hoặc đặt hàng, cần làm rõ tính từ thời điểm nào đến thời điểm nào.

Các trường hợp sử dụng trong giao dịch vải

Trong vải, cần xác nhận trong các trường hợp như bảo đảm vải nguyên tấm cho sản xuất hàng loạt, nhuộm màu đặt riêng, in hoa văn, hoặc bổ sung gia công. Thời gian sẽ thay đổi tùy theo tình trạng tồn kho của hàng cuộn, số lượng đặt hàng, số màu, nội dung gia công và tình hình vận hành của nhà máy.

Đối với sản phẩm sản xuất theo đơn đặt hàng, việc đáp ứng mức lô tối thiểu có thể là điều kiện để bắt đầu sản xuất. Ngay cả trên catalog, cũng có ví dụ hướng dẫn rằng với đơn đặt hàng sản xuất theo số lượng nhất định trở lên, thời gian thực hiện đơn hàng có thể là từ hơn một tháng đến hơn 90 ngày, và cần lập kế hoạch tách biệt với hàng giao ngay.

Những điểm cần xác nhận

Khi xác nhận, cần phân biệt rõ là “từ ngày đặt hàng đến ngày xuất hàng” hay “từ ngày đặt hàng đến ngày hàng đến kho của công ty”. Trong trường hợp có sản xuất ở nước ngoài hoặc liên quan đến logistics, nếu xác nhận thêm cả thời gian vận chuyển, thông quan và giao hàng trong nước thì có thể tránh lệch với ngày bắt đầu may.

Cần xác nhận thời gian được trả lời là ngày theo lịch hay ngày làm việc, có bao gồm thời gian duyệt màu mẫu hoặc lab dip hay không, và có thể kiểm vải, sửa chữa, hay giao từng phần hay không. Nếu việc duyệt trước khi sản xuất hàng loạt bị chậm, việc xuất hàng có thể bị lùi so với thời gian đã báo.

• Số lượng tồn kho và khả năng giữ hàng
• Số lượng đặt hàng, số màu, số cuộn và lô tối thiểu
• Là sản xuất từ vải chưa qua xử lý hay chỉ nhuộm/gia công
• Ngày dự kiến xuất hàng, ngày dự kiến giao hàng, khả năng giao từng phần
• Có gia công bổ sung, canh hoa, kiểm vải hay không

Lưu ý khi đặt hàng

Thời gian thực hiện đơn hàng không phải là số ngày bảo đảm cố định, mà đôi khi được xem là ước tính dựa trên điều kiện tại thời điểm đặt hàng. Do có thể thay đổi vì mùa cao điểm, việc chuẩn bị nguyên liệu hoặc vải chưa qua xử lý, tình trạng quá tải của công đoạn nhuộm/gia công, hoặc việc duyệt bị trả lại, nên cần chừa thêm thời gian cho ngày bắt đầu bán hàng hoặc ngày đưa vào chuyền may.

Trong phiếu đặt hàng, cần ghi mã hàng, mã màu, số lượng, thời hạn mong muốn, và khả năng giao từng phần, đồng thời lưu lại phản hồi từ phía đối tác. Nếu số lượng hoặc quy cách khác nhau giữa mẫu và sản xuất hàng loạt, cần xác nhận thời gian thực hiện đơn hàng cho từng loại và không nên chỉ quyết định bằng trao đổi miệng.

Câu hỏi thường gặp