Dự trữ

Định nghĩa và tổng quan

Dự trữ không phải là cấu trúc dệt hay tên chất liệu của bản thân vải, mà là thuật ngữ giao dịch chỉ cách giữ hàng tồn kho và cơ chế cung ứng. Nó chỉ tình trạng đã tồn kho sẵn các quy cách, màu sắc hoặc mã hàng tiêu chuẩn để có thể giao hàng sớm hơn so với hàng đặt riêng được sản xuất sau khi nhận đơn.

Tuy nhiên, dù được ghi là dự trữ, cũng không phải lúc nào toàn bộ màu sắc và toàn bộ số lượng đều có thể chuẩn bị ngay lập tức. Do chủ thể nắm giữ hàng tồn, màu áp dụng, thời gian giữ hàng và phương thức bổ sung khác nhau tùy đối tác, nên cần xác nhận tồn kho mỗi lần.

Trường hợp sử dụng trong giao dịch vải

Được dùng trong các trường hợp muốn bảo đảm có vải trước thời điểm cần thiết, như làm mẫu ở giai đoạn đầu của kế hoạch, sản xuất bổ sung, hoặc sản xuất hàng loạt với thời hạn giao hàng ngắn. Khi chọn vải tiêu chuẩn từ nguồn dự trữ, có thể dễ lập kế hoạch mua hàng hơn so với trường hợp phải bắt đầu từ dệt hoặc nhuộm.

Trong quản lý sản xuất, trước khi áp dụng cần xác nhận lượng tồn kho và kế hoạch bổ sung, và khi đặt hàng thì chốt số cuộn hoặc số mét cần thiết. Nếu kế hoạch bán hàng có khả năng phát sinh sản xuất thêm, cần xác nhận không chỉ phần đặt hàng lần đầu mà cả khả năng bảo đảm cho phần bổ sung.

• Thu xếp số lượng ít để làm mẫu
• Bảo đảm số lượng cần cho đợt sản xuất hàng loạt đầu tiên
• Đáp ứng sản xuất bổ sung hoặc thêm màu
• Xem xét màu thay thế và quy cách thay thế khi thiếu hàng

Điểm cần xác nhận và cách suy nghĩ về số lượng

Các mục cần xác nhận gồm: tồn kho hiện tại, số lượng có thể phân bổ, ngày có thể xuất hàng, kế hoạch bổ sung, lô tối thiểu và chiều dài của từng cuộn. Vì tồn kho hiển thị có thể không trùng với số lượng có thể bán, nên nếu kiểm tra cả tình trạng phân bổ cho các đơn khác thì sẽ dễ quyết định hơn.

Số lượng cần thiết được tính bằng cách lấy lượng vải theo rập nhân với số sản phẩm, đồng thời tính đến hao hụt khi cắt, canh hoa văn và xử lý thiếu hụt khi kiểm hàng. Khi lượng cần thiết lớn hơn lượng dự trữ, cần xác nhận trước khả năng giữ trọn một lần và phạm vi có thể gom theo cùng một lô.

Do các con số tham chiếu thay đổi lớn tùy theo vải, màu và điều kiện giao dịch, nên không thể quy định đồng nhất. Khi quyết định đặt hàng, điều quan trọng là kiểm tra không chỉ số mét cần thiết mà còn số cuộn, chiều dài thực của từng cuộn và có cuộn thừa hay không trong chi tiết.

Lưu ý để tránh nhầm lẫn

Dù là hàng dự trữ, khi đổi lô vẫn có thể phát sinh khác biệt về sắc độ, cảm giác bề mặt, khổ vải và trọng lượng. Khi dùng phần đầu và phần bổ sung cho cùng một sản phẩm, cần xác nhận có thể chỉ định cùng một lô hay không, và nếu cần thì so sánh hàng thực tế.

“Có hàng tồn kho” đôi khi được dùng để chỉ cả hàng có thể xuất ngay, hàng tồn kho đã đặt trước và hàng sắp nhập. Cần chia sẻ bằng văn bản số lượng, đơn vị, ngày xuất hàng và thời hạn giữ hàng, đồng thời xác nhận việc phân bổ đã hoàn tất hay chưa trước khi chốt đơn.

Dự trữ không phải là một phân loại chất lượng đối lập với hàng đặt riêng. Ngay cả cùng một mã hàng, nếu chỉ định màu hoặc xử lý ngoài phạm vi dự trữ thì có thể bị coi là hàng đặt riêng. Điều quan trọng là xác nhận cụ thể đến mã màu, quy cách và điều kiện xử lý.

Sự khác biệt với các thuật ngữ tương tự

Lô tối thiểu là số lượng tối thiểu cần thiết để nhận đơn, và là điều kiện khác với việc có dự trữ hay không. Ngay cả vải dự trữ cũng có thể có lô tối thiểu, ngược lại vải đặt riêng đôi khi cũng có thể đáp ứng đơn nhỏ tùy điều kiện giao dịch.

Mẫu cuộn và swatch là mẫu dùng để kiểm tra màu sắc và cảm giác bề mặt của vải. Dự trữ là từ chỉ cơ chế cung ứng, không có nghĩa là bảo đảm cung cấp mẫu hay bảo đảm tồn kho thực tế. Cuộn dư thường chỉ phần còn lại của tồn kho cũ, và được xử lý tách biệt với dự trữ vốn dựa trên giả định bổ sung liên tục.

Câu hỏi thường gặp